Yazar: Şule Akyol

E fatura uygulaması nasıl başlatılır sorusu, bu uygulamaya geçmek isteyen işletmeler tarafından merak edilmektedir. Bu soruyu yanıtlamadan önce e faturanın ne olduğundan bahsetmekte fayda var. E fatura, işletmelerde alım satış işlemlerinin elektronik ortamlarda kaydedilmesini ve düzenlenmesini sağlayan bir sistemdir. Yani, geleneksel kağıt faturalardan farklıdır. Bu tür faturalar, kullanıcının belirli bir hesabında saklanır.

Aynı zamanda işletmeler için de güvenli bir fatura saklama alanı sunar. Dijitalleşen alışveriş dünyasında, pek çok işletmenin e faturaya başvurduğunu ve geçtiğini görüyoruz. Peki e fatura uygulamasına nasıl geçilir? Bu yazıda, bu konu ile ilgili başvuru süreçlerinden geçiş aşamasına kadar kapsamlı bilgileri sunacağız.

E Fatura Nedir?

E fatura uygulaması nasıl başlatılır sorusunu yanıtlamadan önce bu uygulamanın ne olduğundan bahsetmeliyiz. İşletmelerde, bilindiği gibi tüm finansal işlemler muhasebe yönetiminde yapılmaktadır. E fatura sistemi de muhasebe yönetimine dijital yöntemlerle dahil olmaktadır. Dolayısıyla her türlü ticari işlem, e fatura sistemiyle kaydedilerek muhasebe yönetiminin işini kolaylaştırmaktadır.

Söz konusu olan uygulama, özel programlar aracılığıyla elektronik ortamlarda oluşturulur. E fatura uygulaması olarak adlandırılan bu sistemin pek çok avantajından bahsetmek de mümkündür. Bu avantajlı yönünden dolayı işletmelerde e-faturaya geçiş işlemleri son zamanlarda daha da artmıştır.

E Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

E fatura başvurusu nasıl yapılır sorusu, son yıllarda daha da merak edilen konulardan biri olmuştur. İlk adımda, işletmeler için bu süreç karmaşık ve zor gibi görünebilir. Ancak gerekli adımların neler olduğu bilindiğinde ve sırasıyla takip edildiğinde sanıldığı kadar zor olmayacaktır.

Dolayısıyla gerekli bilgiler ve belgelerle bu başvuru kolay bir şekilde gerçekleşecektir. E faturaya geçiş sürecinde, kullanılacak yöntemleri bilmek de gerekir. Bu yöntemler özel entegrasyon yöntemi, GİB portal yöntemi ve GİB sistemine entegre yöntemi olarak karşımıza çıkar. Bunlardan farklı yöntemler de kullanılabilir ancak en çok tercih edilenleri bu şekildedir. Bu yöntemleri belirttiğimize göre, başvuru süreçlerinin nasıl ilerlediğine hep birlikte bakalım.

Özel entegrasyon yöntemiyle başvuru yapmak için:

• Mükellef durumundaki firma, Kamu Sertifikasyon Merkezi aracılığıyla mali mühür başvurusunu yapmalıdır.
• Ardından e fatura sözleşmesi imzalanır.
• Başvuru, efatura.gov.tr adresi üzerinden yapılır.
• Söz konusu olan firma, kendisine gönderilmiş olan linkteki alanları doldurur ve doğruluğunu kontrol eder.
• Bu bilgiler aynı zamanda özel entegratör tarafından da kontrol edilir. Herhangi bir sorunun olmaması durumunda özel entegratör, mükellef firmaya link göndererek, mail mühürle imzalanmasını talep eder.
• Mükellef firma, bu onay linkini mali mühürle imzalar ve özel entegrasyon yöntemiyle başvuru tamamlanmış olur.
• Mühürle imzalanan bu işlemden sonra, Gelir İdaresi Başkanlığı bunu belirli bir sürede onaylar. Bu onaylama sürecinde beklemek gerekir. Onaylanması durumunda, mükellef firma e fatura sistemine geçiş yapma hakkını kazanır.

GİB Portal Yöntemiyle başvuru yapmak için:

• Bu başvuru yönteminde başlangıçta bazı belgelerin temin edilmesi gerekir. Bu belgeler arasında e-Fatura Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi, Şirket Kuruluş Sözleşmesi, Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi ve noter onaylı imza sirküleri örneği yer almaktadır.
• Başvurunun uygun görülmesi durumunda mali mühür sertifikasının Kamu Sertifika Merkezlerinden alınacağı hakkında bilgi verilir.
• Mali mühür sertifikası belirli bir ücrete tabidir. Bu ücret, Kamu Sertifikasyon merkezlerine yatırılır. Ardından mali mühür, başvuru sahibine teslim edilir.
• Gerekli belgeler ve mali mühür temin edikten sonra başvuru yapılır. Başvurunun belirli bir sürede onaylanması söz konusu olduğu için beklenir.
• Başvuru yapan firmaların başvurusu onaylanınca hesapları aktifleşir. Bu süreçten sonra firmaların herhangi bir işlem yapmasına gerek yoktur. Dolayısıyla bu aşamadan sonra e fatura sistemini, özgür bir şekilde kullanmak mümkündür.

Online Olarak E Fatura Kurulumu Nasıl Yapılır?

E fatura kullanımına geçmek için online kurulum yapılabilir. Ancak başvuran firmaların öncelikle ön başvuru ve mali mühür almaları gerekmektedir. Bunlar alındıktan sonra e fatura kurulumu kısa sürede online üzerinden yapılabilir. E fatura uygulaması nasıl başlatılır sorusuna cevap ise online üzerinden kurulum yapmak için firmalar, Gelir İdaresi Başkanlığı’na resmi internet sitesi üzerinden giriş yapmak şeklinde verilemketedir.

Yapılan başvurunun hemen ardından özel entegratör sözleşmesi yapılır ve sözleşmede yer alan bilgiler kapsamında şirket hesabı açılır. Bu hesaba kullanıcı hesabı ve şifre ile girişi yapılır. Ardından e fatura ve e arşiv için gerekli tasarımlar uygulanarak sistemdeki aktivasyon işlemleri tamamlanır. Tüm bu aşamalardan sonra e fatura sistemini online olarak kullanmak mümkündür.

E Fatura Uygulamasına Neden Geçiş Yapmalısınız?

E fatura uygulaması birçok avantaj sağladığı için geçiş yapmak için pek çok sebep vardır. Bu fatura sistemine zorunluluk ya da gönüllülük kapsamında geçiş yapabilirsiniz. Hem zorunlu hem de gönüllü olarak geçiş yapmanız durumunda, sizi birçok avantajın ve yeniliğin beklediğini bilmelisiniz. Çünkü bu inovatif sistem, muhasebe alanında yepyeni bir dönemi başlatmak için tasarlanmıştır. Peki e fatura uygulamasına geçmek için nedenler nedir? E fatura uygulamasına geçiş yapmanız için o nedenler şunlardır:

• Kağıt fatura dönemine son vermiş olursunuz ve bunun sonucunda, elektronik ortamda faturaları dakikalar içinde hazırlayıp iletebilirsiniz. Faturaları, kargolama işlemlerinde düzenlemenize ve yapıştırmanıza gerek yoktur.
• E fatura sistemine geçiş yapan işletmeler, zaman ve maliyet açısından avantajlıdır. Matbu faturanın gönderim maliyeti düşürülerek işletme giderleri azaltılmış olur.
• Dijital çağa uyum sağlanmış olur.
• Faturalama işlemleri dijitale taşındığında daha hızlı ve kolay bir entegrasyon sağlanır.
• Geleneksel muhasebe yöntemlerinde kullanılan Excel ve defter kullanımı ile hataların önlenmesi mümkün olur.
• Hızlı ve etkili bir işleyişe sahip olduğu için şirketteki verimliliği destekler. Böylece, çalışanların manuel olarak faturalama işlemlerini yapmasına gerek yoktur.
• Geleneksel faturalarda kaybolma riski fazlayken, e fatura sisteminde kaybolma riski yoktur. Zira bu sistem sayesinde tüm faturalar kaydedilir. Yıllar boyunca arşivlenen faturalara arama ile ulaşmak dakikalar içinde mümkündür.
• Tedarikçi ve müşterilerle anlaşmazlıklar büyük ölçüde azalır. Hatta bu sistem sayesinde tedarikçi ve müşterilerle etkili bir şekilde anlaşma sağlayabilirsiniz.
• Kağıt kullanımını azalttığınız için çevre dostu bir firma olarak anılır ve böylece itibarınızı duyurabilirsiniz.

E Fatura Uygulaması Kimler İçin Zorunlu?

E fatura uygulamasına geçiş, hem gönüllü hem de zorunluluktan dolayı yapılabilir. Bu süreçte, kimlerin bu uygulamaya geçmesinin zorunlu olduğunu bilmek önemlidir. E fatura uygulamasına zorunlu olanlar şu şekilde belirlenmiştir:

• Toplam cirosu 3 milyon TL ve üzeri olan firmalar
• 1 Temmuz 2022 tarihinden sonra Sosyal Güvenlik Kurumu ile sözleşme imzalayan firmalar
• Vergiler dahil toplam tutarının 5 bin TL’yi aşan faturalara sahip olan firmalar

Bu firmalar, belirli bir tarih itibariyle e faturaya geçmeleri konusunda zorunlu tutulmuşlardır. Eğer bu firma niteliklerini taşıyorsanız e fatura uygulaması nasıl başlatılır konusunu detaylı bir şekilde incelemelisiniz.  Zira, bu başlık altında gönüllü veya zorunlu fark etmeksizin firmaların nasıl geçiş yapacağı detaylı bir şekilde ele alınmıştır.

Sonuç olarak, e fatura uygulaması nasıl başlatılır konusundaki önemli bilgiler, bu başlıklar altında sentezlenebilir. Sadece birkaç adımla ve yöntemle halledilebilen bu sisteme siz de geçiş yapabilirsiniz. Böylece, e faturanın sunduğu avantajları siz de deneyimleyebilirsiniz.

E Defter Hizmetlerinin Avantajları Ve Dezavantajları Nelerdir sorusu hakkında bilgi almak için tıklayın!

E defter hem kolay hem de sistematik bir kullanıma sahip olmasının yanında bazı avantajları da beraberinde getirmektedir. Bu avantajlar;

1. Yevmiye gibi olan büyük defterlerin hazırlanması açısından harcanmakta olan zaman, e defter uygulaması kullanımıyla beraber minimum düzeye inmektedir. Bu firmalar açısından zaman ve personelden tasarruf sağlanması anlamına gelmektedir.
2. Her dönem açısından onay ve basımı açısından ödenmekte olan miktarlar e defter uygulamaları ile beraber ortadan kalkmaktadır. Büyük defterlerin ve yevmiye defterlerinin onayı ile beraber kağıt üzerine basılma maliyeti, e defter kullanılması ile beraber oluşmamaktadır.
3. Defterin basılması, gönderilmesi, onaylanması ve arşivlenmesi açısından harcanmakta olan tutarlar sıfır olacağından dolayı maliyetler de bu durumda azalmaktadır.
4. Firmaların onayı alınan defterlerinin VUK kanununa göre 5 sene, TTK kanununa göre 10 sene süre ile saklanması gerekmektedir. Kağıda basılı bulunan defterlerin saklanması açısından mekan ve zaman harcanmasına gerek duyulmaktadır. E defterlerin sağlamış oldukları en büyük avantajlardan biri de bu sorunun tamamen ortadan kaldırarak defterler elektronik ortam içerisinde 10 senelik yasal süre boyunca arşiv işlemleri sağlanmaktadır.
5. Kağıda basılmış olan belgeler üzerinde hataların düzeltilmesi külfet oluştururken e defter üzerinde bulunan hataların düzeltilmesi açısından ekstra çaba harcanmasına gerek olmamaktadır.
6. E defterler genelde uluslararası olarak kullanılan format kullanılarak oluşturulduğundan dolayı özellikle çok uluslu olan şirketlerin uyum, düzen ve de çalışma prensiplerine uygun olmaktadır.
7. Her dönem düzenlenmekte olan ve binlerce sayfadan oluşmakta olan büyük defterlerin oluşturulması açısından kesilen ağaçlarda e defter uygulaması sayesinde korunmuş olmaktadır.

Bilanço esaslarına uygun olarak defter tutan ve işletmelerin tutmak zorunda bulundukları yevmiye defterleri ve büyük olan defterlerin elektronik olan ortam içerisinde oluşturulmasının getirdiği bazı dezavantajlar bulunmaktadır.

E defter uygulamasının getirmiş olduğu en büyük dezavantajlarından en büyüğü küçük olan işletmelerin e defter uygulamasını yürütecek olan alt yapı ve personel sayısına sahip olmamasıdır. Ayrıca bazı küçük firmalar elektronik ortama yabancı olduklarından dolayı bu sistem kullanımından kaçınmaktadır. Ancak bu küçük şirketler bir yazılım ve muhasebe uzmanlarından bu işlemin kullanılmasının ricasında bulunabilirler.

E Defter Uygulamasına Nasıl Geçilir?

E defter uygulamasına geçiş yapılması açısından sadece elektronik olan ortamda yapılan başvurular kabul edilmektedir. Bu elektronik olan belgelerde olduğu gibi ilk olarak mali mühür teminlerinin yapılması gerekmektedir. Kullanıcılar zaten mali mühürlere sahiplerse; elektronik olan defterlerin tutulmaları, kaydedilmeleri, muhafaza ve ibraz edilmeleri açısından uyumluluk onaylarına sahip bulunan yazılımların kullanılması gereklidir.

Mali mühürlere sahip olmayan kişilerin ise bu gibi elektronik olan belgelerin kullanılması açısından kendi durumlarına en uygun olan elektronik sertifikalarını almaları gerekmektedir. E defter kullanımlarında herhangi yapılan kesinti ya da sistem üzerinde arıza oluşması sebebi ile beratların Başkanlık tarafınca onaylanmaması durumlarında; gerçek olan kişiler açısından elektronik imza ya da mali mühür; kamu kurum ve kuruluşlar ve tüzel kişiler ile tüzeli bulunmayan ortaklık durumlarında ise mali mühür ile zaman damgalı bir şekilde onaylanarak imzalanmaktadır.  Zaman damgaları TUBİTAK-BİLGEM kamu sertifika merkezi aracılığı ile sağlanmaktadır.

E Defter ile İş Akışı Nasıl Gerçekleştirilir?

E defter iş akışı;

1. Yevmiye defter boyutlarının sınırlarının aşıp aşmamasına bakılarak defter imzalanmaktadır.
2. Yevmiyelerin beratları oluşturularak imza işlemleri yapılmaktadır.
3. Defterlerin şematron ve şema kontrolleri gerçekleştirilmektedir.
4. Berat sıkıştırma yapılmaktadır.
5. Hatası olmayan dosyalar GİB sisteminin internet adresine yüklenmektedir.

E defter ibrazları ayda bir olarak firma sahipleri, firma bünyesinde çalışmakta olan mali müşavir ve muhasebeciler tarafından yapılmaktadır. O aylara ilişkin olarak beratlar verilinceye kadar yani 3 ay içinde düzeltme yapılma şansı bulunmaktadır. Sonraki dönemler içerisinde ters kayıtlar atılarak iptal edilerek doğru şekli atılabilir.

Zaman damgaları yapılarak özel olan bir kodla defter beratları oluşturulur ve oluşturulmuş olan bu beratlar devlete iletilmektedir. Maliye denetimlerine gelinmiş olduklarında daha öncesinde verilmekte olan berat ile de muhasebelerden o an almaları gereken beratlar karşılaştırılmaktadır. Eğer beratlar aynı bulunuyor ise geçmişe herhangi bir düzeltme ya da kayıt atılmamış anlamına gelmektedir.

E Defter Başvurusu Nasıl Yapılır?

E defter başvuruları elektronik ortam içerisinde yapılmaktadır. Gelir İdaresi Başkanlığı yani GİB’in internet sitesi üzerinde başvuru form ve taahhütlerinin doldurulmuş olması gereklidir. Gelir İdare Başkanlığı sahip olduğu internet adresinden başvuru form ve taahhütnamelerinin doldurulması gereklidir. Bu süreç içerisinde;

1. En az 1 adet mali mühürlerin temin edilme durumu
2. Defter onayı bulunan bir firma ile anlaışması
3. Mevcut bulunan muhasebe programında e defter süreçlerine uygun olan formatta verilerin hazırlanması
4. E defterlerin saklanması açısından hizmet alınma adımlarının değerlendirilmesi gerekmektedir.

E Defter Beratı ve Zaman Damgası

E defter beratı 1 Sıra No.lu E-Defter Genel mesajına göre; “elektronik ortam da geliştirilen defterlerle alakalı olarak, Başkanlık tarafından belirlenen şartlara uygun bilgileri bulunduran ve Başkanlık Mali Mühürü ile onaylanmış kabul görülmüş elektronik dosyayı” belirtmektedir. E defter beratı elektronik olan defterin değiştirilmezliğini kanıtlamaya yönelik bir uygulamadır. Beratın içerik ve biçimini ile oluşturulan;

• E defterin türü,
• E defterin dönemi,
• E defterin oluşturulmuş olduğu tarih,
• E defterin numarası,
• E defterin mali müşavir bilgileri,
• E defterin mükellef bilgileri,
• E defterin GİB onay bilgileri yer almaktadır beratı bulunmayan defterin hukuku geçerliliği yoktur.

E Defterde Onay Zamanı Ve Şekli

E defter kapanışları açısından bir aya ait bulunan e defterin seçilmiş olan ayı takip eden 3. Ay sonuna kadar olan açılış ve kapanışları alınması gerekmektedir. Örnek olarak Temmuz 2016 senesinde kullanılan büyük defterine, mükellef mali mühür beraat dosyaları ve Gelir İdare Başkanlığı mühür onayları alınarak açılış ve kapanış durumları aynı anda yapılmış olacaktır.

Defterlerin tüm onay işlemleri en geç takibi yapılan 3. Ay sonuna kadar yani Ekim 2016 da tamamlanmış olmaktadır. Temmuz 2016 dönemine ait bulunan defter açısından oluşturulan berat dosyası bu defterin hem açılış hem de kapanışları onay olarak en geç 31 Ekim 2016 da tamamlanmış olması gereklidir. E defter beratlarıyla mükelleflerin noter onay maliyetleri bu şekilde ortadan kalkmaktadır.

1 no’lu olan defter tebliğine göre onay yapılarak e defterlere yazılması gereken temel bilgiler;

1. Unvan
2. Defter adı
3. Hesap dönemi
4. İletişim bilgileri
5. YNN bilgileri
6. Yevmiye bilgileri arasında muhasebe kayıtlarına dayanılarak;
7. Belgelerin türü
8. Belgelerin tarihi
9. Mahsup fiş numaraları
10. Satır numaraları
11. Ödeme türü belgeleri gerekmektedir.

E Defter Uygulamasının Teknik Mimarisi

1 sıra nolu olan e defter genel tebliğ düzenlemeleri gereğince yevmiye ve büyük defter, XBRL e format ve standartlarına göre hazırlanması gerekmektedir. Bu standartlar;

• E defter kayıtlarının formatı,
• E defter içeriği
• E defter kullanım standartlarını belirlemektedir.

Konu ile ilgili olan detaylar www.edefter.gov.tr internet adresinde e defter paket dosya da yer alan e defter teknik kılavuz dokümanı içerisinde ele alınmıştır.

Ön Muhasebe Sürecinde Kullanılan Araçlar Ve Teknikler hakkında detaylı bilgi almak için tıklayın!

Bilgi sistemlerinin amaçları işletmelerin karar alma faaliyetlerine yardımcı olunması ve problemlerin çözümünü sağlamaktadır. Ön muhasebe sürecinde kullanılan araçlar içinde bilgi sistemleri kullanılmaktadır. Bilgi sistemlerinin günlük faaliyetlerin gerçekleştirilmesinde büyük sorumluluğu bulunmaktadır. Örnek olarak ticaret uygulamaları ya da bilet rezervasyonlarının ayarlanması için kullanılan uygulamalar gibidir. Günümüzde ön muhasebenin yapılması ve bu faaliyetlerin gerçekleştirilmesi açısından bilgi sistemleri gerekliliktir. Ön muhasebede kullanılan araçlar;

• Veriler
• Donanım
• Yazılım kullanımı
• İnsan kaynakları
• Oluşturulmuş yönergeler
• Son olarak iletişimdir.

Ön Muhasebede Veri

Veri, bilgi sistemlerinin bilgi üretmesini sağlamak amacıyla yapmış olunan girdilerdir. Bilgi üretiminin ilk aşamasını verilerin toplanması ve girdi şeklinde sisteme girilmesini oluşturmaktadır. Ön muhasebe bilgi sistemi açısından da ele alınmış olduğunda verilerin toplanması ‘ilk işlem belge’ aracılıkları ile yapılmaktadır. İşçi kartları, fatura, ulaşım biletleri, çeşitli fişler ilk işlem belgelerine yani verilerine örnek olmaktadır. İlk işlem belgeleri gerek denetimlerin başlangıçlarının oluşturulması gerekse de bilgisayarlarda dosyaların bozulma ihtimallerine karşılık olarak yedek belgelerin olması açısından oldukça önemlidir.

İlk işlem belgelerine kayıt edilmiş olan verilerin bilgi sistemlerine tanıtımlarının yapılması gereklidir. Bu bilgilerin sistemin işlem yapabileceği şekillere dönüştürülmesi şarttır. Örnek olarak lokantaya gidildiğinde ve sipariş verildiğinde sözel olarak söylenen sipariş bir işe yaramamaktadır. Garson ne zaman elinde bulunan siparişleri sistem içerisinde aktarırsa, o zaman veriler sistem üzerine dahil olarak siparişler hazırlanacaktır. Verilmiş olan örneklerden de anlaşılacağı gibi ön muhasebe işlemlerinin ilk adımını veriler oluşturmaktadır. Temeli verilere dayanmaktadır. Hatalı olan veriler ya da elde olan verilerin hatalı olarak sisteme aktarılması sonuçların da ön muhasebenin yapılmasını da yanlış olarak etkileyecektir.

Günümüzde işletmelerde en önemli nokta verilerin güvenilir olma konusudur. Faaliyetler açısından hayati olarak öneme sahip olan verilerin kaybolması ya da erişim yetkisi bulunmayanların erişime ulaşması gibi konular işletmeleri verilerinin önemli bir şekilde durmalarına destek olmaktadır. Veri taban güvenliklerinin sağlanması, yedeklenmesi, erişimlerin yapılanması, veri tabanlarının güncel hale getirilerek sorunların önüne geçilmektedir. Veri tabanları sadece verileri depolamaktadır. Verilerin düzenlenerek bağ kurulması veri tabanlarının temel görevidir.

Ön Muhasebede Donanım

Ön muhasebe de donanım, bilgi sistemlerinin fiziki yapısında yer alan araçları ifade etmektedir. Ön muhasebe sürecinde kullanılan araçlar,

• Bilgisayar
• Bilgisayarda kullanılan bileşenler
• Veri girişi yapılırken kullanılan araç ve benzerlerinden oluşmaktadır.

Günümüzde bilgisayarlar bilgi sistemlerinin ve verinin girilmesinde temel araçlardandır. Günümüzde pek çok işlem bilgi üretimleri ve denetim faaliyetleri bilgisayar üzerinden gerçekleştirilmektedir. Temel bilgi teknolojisinde ön muhasebe de kullanılan araçlar;

• Girdi birimler arasında
• Klavyeler
• Mauslar
• Touchpad
• Brkod okunması için okuyucular
• Optik formları okuyan okuyucular
• Tarayıcı sistemler
• Biyometrik kullanılan tarayıcılar; parmak izi tarayıcıları, retina tarayıcıları
• 8eb kameraları
• Dijital olan kameralar
• Konuşmak için kullanılan mikrofonlar
• Çıktı birimleri
• Ekranlar
• Yazıcı sistemleri
• Hoparlörler, ses sistemleri
• Merkezi işlem birimleri
• Depolama birimleri
• Hard diskler ve flash diskler
• İletişimde kullanılan birimler
• Modemler
• Server olarak kullanılanlar
• Router sistemler
• Optik kablolar

Ön Muhasebede Yazılım

Bilgi sistemleri el olarak işlemekte olan sistemlerden çıkmış ve bilgisayar tabanlı sistemler olma halini almıştır. Ancak bilgisayarların ve çevre birimlerinin çalışması ve istenen faaliyetlerin yapılması kullanılan yazılımlar aracılığıyla olmaktadır. Bilgisayarların donanımları yazılımların gerektirdikleri gibi çalışmalarını sağlamakta olan alt yapıdır.

Ön Muhasebede İletişim (Telekomünikasyon)

Ön muhasebenin temel görevlerinden biri de üretilmiş olan bilgilerin kullanıcılara iletilmesini içermektedir. Bu sonuç aşamasına varılmadan öncesinde sistem içerisinde yer alan unsurlar arasında sağlıklı olarak alışverişlerin gerçekleşmesi iletişim kanallarının sağlıklı bir şekilde çalışması ile ilgili olmaktadır. İşletmeler farklı olan coğrafyalarda faaliyet göstermekte olan birim, tedarikçiler ve müşteriler ile iletişimde bulunmaları gerekmektedir. Günümüzde işletmeler sadece faaliyet yönetme aşamasından uzaklaşmışlardır. Tedarik edenlerden müşterilere ulaşmakta olan zincirin yönetilmesini esas almaktadır. Bu nokta da ön muhasebe yapılması oldukça önemlidir.

İşletmeler zayıf olunan tedarikçileri güçlü olduklarından dolayı tedarikçi olanların yönetilmesi işletmelerin yaşamı açısından önemli bulunan noktayı oluşturmaktadır. Tedarikçilerin zayıf bulunması pek çok olumsuzluğu da beraberinde getirmektedir. Müşteri memnuniyetsizlik, işletme kar, Pazar, imaj ve paranın kaybedilmesi gibi sonuçlara neden olmaktadır. Örneğin hava yastığı açılmamış kaza yapan aracın sahibi hava yastığı yapan firmayı değil otomobil firmasını suçlayacaktır. Bu sebeple ön muhasebe de sorun olmaması ekstra giderlerin açılmaması açısından tedarikçilerinde sağlam kişilerden oluşması mümkün olmaktadır. Bu sebeple ana işletmelerin hem kendi içerisinde bulunan faaliyetlere ilişkin olarak hem de tedarikçiler ile müşteriler arasında bulunan veri ve bilgi akışlarının aksamadan yürütülmesi ana amaç arasındadır.

Ön Muhasebede İnsan Kaynakları

Ön muhasebenin temel unsurlarından biri de insan kaynaklarıdır. Gerek sistem çıktılarından faydalanmakta olan kullanıcılar gerekse de sistem işleme durumunu sağlamakta olan çalışanlar sistemin önemli bileşenidir. İnsan kaynakları;

• Müşteriler
• Mühendisler
• Satış elemanları
• Muhasebe departman çalışanları
• Yöneticiler
• Yazılımcılar
• Muhasebeciler
• Ön muhasebe elemanları
• Departman çalışanları
• Sistem analisti gerçekleştirenler
• Sistemde çalışan operatörler
• Teknik elemanlardan oluşmaktadır.

Mikro İşletmeler İçin Ön Muhasebe Yazılımları

Resmi gazete de Kasım 2005 ve 25997 sayılı olarak yayınlanmakta küçük ve büyük işletme tanımı, nitelik ve sınıflandırmalar hakkında olan yönetmelik; mikro yani küçük işletmeleri, 10 kişiden az çalışan istihdam açan ve yıllık mali bilançoları 1.000.000 Türk lirasını aşmamakta olan küçük işletmelerdir. Bu tipte olan işletmelere hitap eden ticari ön muhasebe yazılımları genelde çok kapsamlı bulunan işlemleri içermemektedir. Bu tip yazılımlar içerisinde

• Cari hesapların borç ve alacak işlemleri
• Stoklar
• Satın alınması
• Satışlarda yapılan irsaliye hareketleri
• Kasa işlemleri
• Müşteri çek ve senetler raporlanmaktadır.

Bu olanakların yanında temel finansal tablo ve mikro işletmeler açısından hazırlanmakta olan muhasebe yazılımlarından elde edilmektedir.

KOBİ’ler İçin Ön Muhasebe Yazılımları

İşletmeler büyüme yoluna gittikçe yapılan faaliyetler gelişerek karmaşık hale geldikçe öncesinde kullanılmakta olan ön muhasebe yazılımları yetersiz olacaktır. İşletmeler bu durumda kendi yazılımlarını üst sürümlere taşırlar ya da kendilerine uygun bulunan yazılımı satın almayı tercih edebilirler.

KOBİ’ler açısından hazırlanmış olan muhasebe yazılımlarında küçük işletmeler açısından mevcut bulunan yazılımlarına ek açıdan ithalat ve ihracat işletmelerin desteklenmesi için çoklu kur işlem yapılması satış performanslarının ölçümlerinin gerçekleştirilmesi kredi ödemelerinin takibi gibi özellikleri içermektedir.

Büyük İşletmeler İçin Ön Muhasebe Yazılımları

Büyük olan işletmeler açısından hazırlanmakta olan ön muhasebe yazılımları aslında tüm işletmelerin bilgi iletim ve üretimlerini düzenlemekte olan bilgi sistemlerinin ki bu sistemlerin Kurumsal Kaynak Planlaması yani KKP olduğu ifade edilmişti, bir modül olarak ortaya atılmıştır. Büyük olan işletmeler açısından hazırlanmış olan yazılımlar işlemlerin kayıt işlemlerinin yapılması ve finansal olan raporlarının hazırlanmasının yanında yönetim basamaklarına karar destekleri de sunmaktadır.

Tüm bu araçların düzen içerisinde kullanımı ön muhasebenin gerçekleşmesi ve küçük işletmelerin, büyük işletmelerin ve KOBİ’lerin gelecekteki konumlarını görebilmeleri açısından oldukça önemlidir.

E Fatura Sisteminin Avantajları Nelerdir? hakkında bilgi almak için tıklayın!

E fatura elektronik ortamda oluşturulmuş olan bir fatura çeşididir. Elektronik ortam da yer alan fatura dijital ortamda hazırlanmış ve basılmasına gerek olmayan bir faturadır. Her tarafta e fatura kullanıcısı olmasında faturalar elektronik ortam da güvenli olarak oluşturulmaktadır. E fatura GİB tarafınca sunucular üzerinden alıcı ve satıcılara iletilmektedir. E fatura sisteminin avantajları;

1. E fatura maliyetleri azaltmaktadır.

E fatura sisteminin avantajları içinden ilki ve en önemlisi fatura kullanımlarının azalmasına yardımcı olmaktadır. Dijital ortam içerisinde hazırlanmakta olan e fatura sayesinde zarf, mürekkep ya da kağıt gibi araçların yol açmış olduğu masraflardan da beraat edilmektedir. E fatura sistemden kısa süre içerisinde müşterilere iletme kolaylıkları ile yazma, bastırma, kargo ve arşiv oluşturma gibi olan masraflar ve bu işlerin operasyonel olan yükleri de ortadan tamamen kalkmaktadır.

Ayrıca ek olarak olan yanlışlarında dakikalar içerisinde düzeltmek mümkündür. Bu şekilde fatura yapılması ya da yeniden yazdırma gibi işlemler de bu şekilde ortadan kalkarak ciddi miktarlarda yapılan masraflarda ortadan kalkmıştır.

• E fatura sayesinde zaman tasarrufu yapmak mümkün olmaktadır.

Dijital ortam içerisinde fatura hazırlanması kağıt üzerine basılmasından daha avantajlı ve de kolay olan bir süreçtir. Fatura yazdırma işlemleri sadece birkaç dakikaya inmektedir. Bu şekilde geriye kalan zaman başka işleri halletmek açısından kullanılmaktadır. E fatura şirketler açısından birkaç dakikayı alarak anında müşterilere iletilmektedir.

• Ayrıca e faturaları sistem üzerinde arşivlenmektedir.

E fatura avantajları içerisinde dijital ortam içerisinde sürekli olarak arşiv yapılan ve kaybolması imkansız bulunan faturalar bulunmaktadır. Dijital olarak hazırlanan ve arşiv işlemleri yapılan e faturalar evrak kalabalıkları oluşturmadan tek tuşla yapılabilmektedir.

Yıllar öncesinde hazırlanmış olan faturanın bulunması sistem üzerinde yalnızca birkaç dakika harcanmaktadır. Ortadan kalkmış olan kargolar, faturaların kayıp olması ya da müşterilere ulaşılmaması gibi ihtimalleri tamamen ortadan kaldırmaktadır. İş stresleri azalırken evrak yoğunlukları da aynı oranda azalmaktadır. Bu şekilde e faturaların kayıp olma riskleri de ortadan kalkmaktadır.

• Tahsilatlar hızlı gerçekleşmektedir.

E fatura sistemi kullanıldığı takdir de faturalar müşterilere hızlı ulaşacağından dolayı tahsilat işlemleri de hızlanmaktadır. Müşteriler hazırladıkları e faturaları iletirken şirkette yaşanan gecikme, faturaların ulaşamama durumları ve tahsilatın olmaması gibi sorunlar ortadan kalkmaktadır.

E faturanın ulaşıp ulaşmaması müşteriler tarafından görülüp görülmeme durumları sistem üzerinden takip edilmektedir.

• E fatura ile iş yükü azalmaktadır.

E fatura sisteminin avantajları iş yükünü büyük oranda azalmaktadır. Faturaların basılma süreçleri, kaşe ve operasyonel olan süreçler ve fatura saklanması gibi pek çok ara iş ortadan kalkmaktadır. Daha az iş yükleri ve daha az olarak yığılmakta olan evraklar ile kolay olarak faturalandırma işlemleri gerçekleştirilmektedir.

• Muhasebe sistemiyle eş zamanlı olarak ilerlemektedir.

E fatura kullanılarak hazırlanmakta olan faturalar muhasebe sistemi ile bağlantılı olarak ilerlemektedir. Fatura kesilmesi kargo işlemlerinin yapılması ve arşiv işlemleri kolaylaştığından dolayı muhasebe işlemleri de beraberinde hızlanmaktadır.

Aynı zamanda evrak yoğunlukları oluşmadan, faturaların kopyalarına ulaşılarak işler daha hızlı olarak yürütülmektedir. Bu şekilde daha az veri giriş ve rapor ve kontrol alanları yaratılmaktadır.

• E fatura çevre dostu olmaktadır.

E fatura sisteminin avantajları içerisinde bu sistemin doğa dostu olmasıdır. E fatura dijital olarak hazırlanmakta olan faturalar ile hem doğa hem de şirketlere katkıda bulunulmaktadır. Bu şekilde malzeme ve kağıt israfları yapılmadan kısa süre içerisinde hazırlanan faturalar ile çevreye, şirket bütçelerine ve zaman yönetim durumuna katkıda bulunulmaktadır. Ayda kesilmekte olan her fatura açısından 2 bin ağaç kesilmektedir. Bu fatura ile doğa korunması tam anlamda sağlanmaktadır.

• Ofis ya da ev dışında fatura kesilerek gönderilme şansı bulunmaktadır.

Fatura hazırlanması, kaşe ve baskı yapılması gibi süreçlerin ortadan kaldırılması ile ofis dışında fatura hazırlanması da mümkün olmuştur. Günler sürecek olan çalışanlarla beraber fatura hazırlanması süreçleri internet bağlantıları bulunan cep telefonları olduğu her yerde yapılmaktadır. Fatura hazırlanması açısından ofis içinde ya da evde olunmasına gerek olmadan dakika içinde her yerden faturalar hazırlanarak müşterilere ulaşılmaktadır.

• Müşteri ve satıcılar ile mutabakat yapılması da bu şekilde kolaylaşmaktadır.

E fatura kullanılarak karşı ile yapılan mutabakat süreçleriyle hem kısa olan hem de kolay olmaktadır. E fatura sistemleri ile faturalar karşı taraflara hızlı olarak ulaşarak ve mutabakat işlemleriyle de hızlanmış olmaktadır.

İşlemler de yapılmakta olan raporlama, tahsilatların eski sistemde düzenlenmesi gibi işlemlerden ortadan kalkarak dijital ortam içerisinde dakika içerisinde hazırlanmaktadır. Karşı taraf ile yapılan hızlı mutabakat ve raporlama da hataların olma ihtimalleri de düşerek bu şekilde hazırlanma süreleri de kısalmaktadır.

1. Güvenlik işlemleri

E fatura işlemleri sayesinde şirket bilgileri güvenli olmaktadır. Dijital içerisinde düzenlenmekte olan faturalar saklanarak şirket bilgilerinin kayıp olması gibi bir risk bulunmamaktadır. Evrak kalabalıkları yaşanmadan arşiv yapılan fatura bilgileri güvenli olarak saklanmaktadır.

Kimler E Fatura Mükellefidir?

Kanunlar elektronik olarak düzenlenmesi zorunlu bulunanlara E fatura mükellefleri denilmektedir. Mükellefler her yıl içerisinde Gelir İdare Başkanlığınca hazırlanmakta olan brüt satış hasılatları rakamlarına göre belirlenmektedir. Bu belirleme gereğince bir yıl öncesinde bulunan ciro esas alınmaktadır. 2023 itibari ile zorunlu olan e fatura düzenlemesi 2022 senesinde 3 milyonun üzerinde hasılat yapanları elde etmektedir. Ayrı olarak sektörlerde değişmekte olan sınırlar da mevcut olmaktadır. E fatura geçiş şartları içerisinde;

• Gayrimenkul satışlarında ve kiralama işlemlerinde 500 bin ve üzerinde yapılan hasılatları elde etmekte olan kişiler
• Kendi web sitelerinde ya da online platformlar içerisinde yapılan e ticaret faaliyetlerinde 500 bin ve üzerinde cirosu bulunan kişiler
• İnternet ilanlarından ya da dijital olan faaliyetlerden 500 bin ve üzerinde hasılatı bulunan firmalar e faturaya geçmesi gerekmektedir.

E Fatura Nedir?

4760 sayılı bulunan özel tüketim vergi kanunlarına göre ekli olan listelerde bulunan malları imal eden ya da ithal edenler, ciro sınırlarına tabi bulunmadan elektronik mükellefleri sayılmaktadırlar. Elektronik olan faturalara geçenler açısından e deftere geçme zorunlulukları da bulunmaktadır. Bu defterler içerisinde kayıt edilmesi gereken rakamları bulunmaktadır. Öte yandan, ciro söz konuları rakamların altında bulunan işletmeler fatura sistemine geçmektedir. Gönüllü olarak e fatura oluşturanların e defter tutma zorunlulukları bulunmamaktadır.

E Fatura Başvurusunda İstenilen Belgeler Nelerdir?

E fatura başvuru yapılması açısından bazı belgeler istenmektedir. Başvuru yapılmadan öncesinde tüzel e gerçek olan kişilerden beklenenleri bilinmesi gerekmektedir. Tüzel olan kişilerin mali mühürlerinin temin edilmesi gerekmektedir. Gerçek olan kişilerinse hem mali mühürlerinin hem de e imza kullanmaları gereklidir. imza yerine geçmekte olan unsurlar, işletmelerin elektronik fatura işlemlerinin resmi olarak uygun olmasını sağlamaktadır. E fatura başvuru için gerekli olan belgeler;

• Yetkili olan kişilerce imzalanmış olan başvuru taahhütnameler
• Elektronik mali mühür sertifikaların sahipleri taahhütnamesi
• Şirket kuruluşunun sözleşmelerinin yer almış olduğu Ticaret Gazetesinin noter onaylı bulunan kopyaları
• Başvuru forumlarına imza atmış olan kişilerin yetkili olduklarını gösteren noter imzalı olan sirkülasyon örnekleri

Eğer şirket unvanları değişmişse bunun belge ile gösterilmesi gerekmektedir. En son olan unvanların ilan edilmiş olduğu Ticaret Sicil Gazetelerinin asıllarını ya da kopyalarının teslim edilmesi gereklidir. belgeler tamamlanmış olduktan sonrasında aslı ya da kopyaları teslim edilmelidir. Belgeler tam olunca e faturaya başvurulmalıdır.

E Defter Hizmetleri Nasıl İşler Ve Kimler İçin Uygundur hakkında detaylı bilgi almak için tıklayın!

E defter hizmetleri açılış onayı: E defter tutulması süreci içerisinde hesap dönemin ilk ayında beratlarının alınması açılış onayı yerine geçmektedir. Berat yükleme süresi kayıt olunan ayı takip eden ve üçüncü ay sonuna kadar olan süre zarfında yapılmakta olan hesap dönemlerinin ilk aylarına ait berat yükleme işlemleri açılış onay yerine geçmektedir.

E defter hizmetleri kapanış onayı: e defter tebliğine göre e defter tutma süreci içerisinde hesap dönemlerinin beratlarının alınması kapanış anlamına gelmektedir.

E-Defter Beratları Nasıl Görüntülenir?

E defter berat görüntüleme adımları;

1. E-defter.gov.tr internet adresine gidilerek indirilen dosyaların bulundukları bölümlerden berat,xslt dosyası bilgisayar üzerine indirilmelidir.
2. İndirilmiş olan dosya elektronik bir şekilde ibraz edilen berat dosyaları aynı klasör içerisine yerleştirilmelidir. Bu klasör isimleri GIB:123456985210- 203902-kb-00000.xml, şeklinde olmaktadır.
3. Son adımda ise klasör içerisinde bulunan berat dosyasına tıklanarak birlikte aç komutu ile istenilen her tarayıcı seçilerek berat dosyaları güvenilir bir şekilde kontrol edilmektedir.

E defter adından da anlaşılacağı gibi e defter, dijital ortam da bulunmasından dolayı ilgili bulunan kuruluşlara dijital ortam içerisinde sunulmaktadır. E defterlerde yevmiye ve kebir sayfaların çıktıları alınarak muhafaza edilmesinin herhangi bir anlamı bulunmamaktadır.

E Defter Nedir? Muhasebe Kayıtları Nasıl Tutulur?

Günümüz içerisinde her şey artın internet ortamı içerisinde kayıt altında tutulmaktadır ya da işleme alınmaktadır. 2015 senesinden bu zamana kadar aktif olarak devam etmekte olan ve muhasebe kayıtlarının tutulmalarında yardımcı bulunan e defter uygulamaları da teknolojinin getirilerinden yalnızca biridir. Muhasebe de yapılan kayıtlar bu hizmet sayesinde düzenli ve de daha kolay tutulmaya başlandığı gibi kayıtların başka bir yere aktarılma durumları da daha kolay olmaktadır.

Elektronik Deftere Geçiş Aşaması

E defter uygulamasına geçiş yapılması için iki farklı seçenek bulunmaktadır. ancak her şeyden öncesinde online olarak başvurunun gerçekleşmiş olması gerekmektedir. Bu seçenekler;

1. Mükellef olan kişilerin defter yazılım geliştirmeleri
2. Onay alınmış olan bir programın kullanılması

Deftere geçiş aşamalarında iki madde bulunmaktadır;

1. İlk ay içerisinde oluşturulan defterlerde hesap dönemlerinin tüm kayıtlarının yer alması gerekmektedir. Tutulacak olan kayıtların elektronik olan ortam içerisinde tutulması beklenmektedir.
2. Defterlerin kullanılmaya başlanmış olduğu tarihle beraber kağıt olarak tutulan defterlerin kapanışları da yapılmaktadır. Yıl içerisinde e deftere geçiş gerçekleştirilmesi mümkün olmaktadır. Bir ay içinde de tasdikleri yapılmalıdır. 

E Deftere Muhasebe Kayıtları Nasıl Yapılır?

E defter hizmetleri, 2015 senesinde Türkiye’de de hizmete girmiş bulunan muhasebe uygulamasıdır. 421. Sırada yer alan Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğ aracılığı ile uygulamaya koyulmuş olan sistemde Türk Ticaret kanun kapsamı içerisinde tutulması zorunlu olan kayıtlar bulunmaktadır. Sisteme kaydedilenler hakkında;

1. Uygulama açısından muhasebe kayıtları girilirken bazı hususlara dikkat edilmesi gerekmektedir. Her belgenin teker teker sistem üzerine girilme durumu ve belgelerin tek bir yevmiye kayıtlarının gösterilme şartı bulunmaktadır. Muhasebe belgelerinde yer almakta olan detayların sistem de bulunan alanlara geçirilmesi gerekmektedir.
2. Kayıt altına alınması gereken işlemlerin her biri belgeye dayanıyorsa bu sebeple belge numara ve tarihlerinin de girilmiş olması beklenmektedir. Aksi durumlarda girdi yapılmasına gerek duyulmamaktadır.
3. Sisteme girilmesi gereken belgeler açısından 7 seçenekten oluşmakta olan belge türlerinden biri seçilmesi gereklidir. Bu seçenekler içerisinde hiçbiri tanımlanmıyorsa diğer seçeneği seçilerek çıkan kutucuk yerine belgelerin tanımlanması gerekmektedir.
4. E defter üzerine kayıt girilirken zorunlu olan alanların doldurulması gerekmektedir. Bunlardan biri belge tipleri diğeri ise ödeme tipi olarak isimlendirilmektedir.
5. Belge açısından banka işlemleri girişi yapılacaksa bu durumda her işlem açısından ayrı yevmiye maddeleri oluşturulması beklenmektedir. Belge tiplerinde diğer işlemleri seçilmeli ve açıklama yerine de dekont yazılması gerekmektedir.
6. Aynı zamanda çek ve senet işlemleri yapılırken de aynı işlem geçerli olmaktadır. Diğer açısından işaretlenmiş olan belge tiplerinin açıklamasına çek ya da senet yazılması gereklidir.
7. Aynı zamanda z raporları, meslek makbuzları, masraf belgeleri ve ücret bordro gibi belgelerin kayıtları sistem üzerinden gerçekleşmeli ve diğer seçeneklerine belge tip isimleri yazılması gerekmektedir.

Elektronik Muhasebe Fişi, Elektronik Yevmiye Defteri ve E Defter Nasıl Saklanır?

E defter hizmetleri kapsamı içerisinde bu sistemi kullananlar açısından bazı muhafaza zorunlulukları bulunmaktadır. Gerekli olan dönemlerde ibraz edilmiş olan defterlerin uygun format ve düzende muhafaza edilmesi gerekmektedir. Bunun için bazı kurallar bulunmaktadır.  Bu konu hakkında olan ilk kural elektronik ortam içerisinde yapılan defterlerin yine manyetik, optik ya da elektronik ortam içerisinde ibraz edilmelidir. Bu ortamda tutulmakta olan e defterlerin kağıt ortamında tutulmasına gerek yoktur.

Elektronik muhasebe fişlerin her biri, elektronik yevmiye defterleri ve e defter uygulaması her zaman aylık olarak klasörde tutulmalıdır. Aylık olan klasörler de yıllık olarak klasör içerisinde düzenli olarak muhafaza edilmesi gerekmektedir.

Bilgisayarların yerel diskleri içerisinde muhafaza edilmesi gereken dizi yapıları;

• /VKN/YIL/AY/ altında yer alan Y-K Dosyaları [e defterler],
• YB-KB dosyaları [e defter beratları],
• GIB-YB ve GIB-KB dosyaları [GIB onaylı e defter beratları] ile XSLT dosyası şeklinde korunması gerekmektedir.

E Defter Beratı Nedir? Nasıl Saklanır? Hangi Aralıklar ile Gelir İdaresine Gönderilir?

E defter uygulaması içerisinde defter berat kavramı dikkat çekmektedir. E defter beratları, elektronik sistem içerisinde tutulmakta olan defter uygulamalarında tebliğ edilmekte olan esaslara dayanak olarak oluşturulmuş olan ve Başkanlık tarafınca belirtilmekte olan usulleri kapsamında bulunduran mühür ile onayları bulunmakta olan dosyalardır.

E defter beratlarının muhafaza edilme durumları da oldukça önemlidir. E imzalı ve mali mühür kullanılarak onaylanmış olan e defterlerin yine elektronik olan ortamda düzgün olarak dosyalanması gerekmektedir. Defter beratlarının ibrazlarının yapılması ve yüklenmesi açısından verilmekte olan süre yaklaşık 3 aydır. Mali müşavirler tarafınca muhasebe kayıtları yapılarak beratlar hazırlanmaktadır. Aylık ya da üç ay periyot aralıklarıyla Gelir İdare Başkanlık sistemine gönderilmektedir. On yıl süresince beratlar mükellef sorumlulukları altında saklanmaktadır. Gerekli olduğu durumlarda ibraz edilmektedir. Yetki bulunan entegratör olan firmalardan e belge saklama ve belge aracılık hizmeti alınmaktadır.

Entegratör Firmaların Görevi Nedir ve Nasıl Çalışırlar?

Gelir İdaresi Başkanlığınca görevlendirilmekte olan ve firma adlarına e defter işlerini düzenlemekte olan aracı olan kurumlara entegratör firma adı verilmektedir. Mükellef bulunan kişi ya da kişiler adına bulunan her türlü arşiv, fatura ya da bilet gibi kayıtlar bu aracılar vasıtasıyla oluşturulmaktadır.

• Entegratör firmalar aracı bulundukları mükellef olan kişiler adına pek çok işi gerçekleştirme şansı bulunmaktadır. Bunlar;
• Kayıtların gelir idaresi başkanlığı tarafınca oluşturulmakta olan kuralların gönderilmesi ve takip edilmeleri gibi işler aracı firma tarafından gerçekleştirilmektedir.
• Aracı bulunan firmalar e fatura ya da arşiv fatura gibi belgelerin HSM cihazlarıyla imzalanarak sürecin hızlı olarak gelişmesini sağlamaktadır. İmza süreci mali mühür kullanılarak yapılmaktadır.
• Oluşturulmakta olan sistemin 7/24 olarak çalışması, oluşturulmuş olan internet portalı kayıtlarına ulaşılma ve her türlü işlem ya da veri tabano sistemlerinin maliyetlerini bu firmalar üstlenmektedir.
• Mevzuat tarafınca oluşturulmakta olan güncellemeler ya da değişiklikler de bu firmaların kontrol ve uygulaması altında yer almaktadır.
• Veri yedekleme ya da belge saklama işlemlerinde entegratör olan firmaların çalışma alanları bulunmaktadır.

E Defter Hizmetlerinin Maliyeti ve Tasarruf Sağladığı Alanlar hakkında bilgi almak için tıklayın.

E defter hizmetlerinin maliyeti ve tasarruf sağladığı alanlar, işletmeler için önemlidir. Bu konuya değinmeden önce e-defterin tanımından, ne işe yaradığından ve avantajlarından bahsetmek gerekir. Geleneksel defter tutma yöntemine, teknolojik bir alternatif olarak sunulan e-defter, birçok avantaja sahiptir. Bu kapsamda, elektronik bir sistem işleyişinin olduğunu söyleyebiliriz. Peki e-defter nedir ve ne işe yarar?  Bu yazıda, e defter hizmetlerinin maliyetleri, tasarruf avantajları ve ne işe yaradığı ile ilgili kapsamlı bilgilere değineceğiz.

E Defter Nedir, Ne İşe Yarar?

E-Defter nedir sorusunun yanıtları kapsamlıdır. E-Defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu tarafından belirtilmiştir. Elektronik ortamda muhafaza edilen bu defter, yasal olarak tutulma zorunluluğuna sahiptir. Elektronik Defter uygulaması, içerdiği verilerin değişmezliğini koruyarak, kaynağının güvenilirliğini kesin olarak sağlayan ve ilgili kişiler tarafından ispat amacıyla kullanılabilen bir hukuki ve teknik düzenlemeler sonucu ortaya çıkan bir sistemdir.

Yevmiye ve büyük defterlerin, kanun olarak tutulması zorunludur ve elektronik imza sistemi ile E-Defter uygulamasında tutabilir. Kayıtlar, bu sistem üzerinde standart XML formatında hazırlanır. E-Defter sisteminin temel amacı, hızlı ve düzenli denetim sağlamaktır. Bu sistemi kullanan kişiler, defter yerine online araçlardan yararlanır. Bu nedenle bu yenilikçi sistemi kullanmaya başlayanlar, geleneksel defter kullanma yöntemini terk ederler. E defter hizmetlerinin maliyeti bu kapsamda avantajlı bir yaklaşım olduğunu göstermektedir.

E-Defter Hizmetlerinin Maliyeti Nedir ve Neye Göre Belirlenir?

E defter hizmetlerinin maliyeti, bazı faktörlere göre değişiklik gösterir. Genel olarak bu hizmetler, işletmelerin finansal kayıtlarını elektronik ortamda tutarlar. E-defter hizmetlerinin maliyeti, bazı faktörlere göre değişiklik gösterir. Genel olarak bu hizmetler, işletmelerin finansal kayıtlarını elektronik ortamda tutarlar. Ayrıca, vergi mevzuatına uygun raporlama yapmayı kolaylaştırır. E defter hizmetlerinin maliyeti genelde şu faktörlere göre belirlenir:

İşletme büyüklüğü: İşletme büyüklüğü, e-defter hizmetlerinin maliyetlerinde göz önünde bulundurulması gereken bir faktördür. Zira işlem hacmi ve kayıt sayısı, gereksinim duyulan e-defter hizmetlerinin kapasitesini belirler. Daha byük işletmeler daha fazla kayıt yapacağı için hizmet sağlayıcısının kapasitesi yüksek olmalı ve donanımlı bir altyapıya sahip olmalıdır.

Teknolojik altyapı: Güvenli bir teknolojik alt yapıya sahip olmak, e-defter hizmetleri açısından önemlidir. İyi bir teknolojik alt yapıya ve kapasiteye sahip olan E-defter hizmet sağlayıcısının maliyeti yüksek olabilir.

Hizmet kapsamı: E-defter hizmet sağlayıcıları, işletmenin gereksinimlerine göre farklı türde paketler sunar. Genelde küçük işletmeler için temel paketler sunulurken orta ve büyük işletmeler için daha kapsamlı paketler sunulmaktadır. Temel paketler, basit ve sade e-defter tutma işlevlerine sahiptir. Kapsamlı paketler ise ek raporlama, analiz ve özelleştirilmiş çözümler gibi pek çok işleve sahiptir. Eğer kapsamlı bir e-defter paketi alma durumu söz konusuysa, maliyetleri temel pakete göre daha yüksektir.

Özelleştirilmiş gereksinimler: İşletmenin özelleştirilmiş gereksinimlere ihtiyacı olabilir. Buna uygun olarak sunulan e-defter paketleri de vardır.

Hizmet sağlayıcı seçimi: Günümüzde, işletmeler için birçok farklı e-defter hizmet sağlayıcısı mevcuttur. E-defter hizmetlerinin maliyeti, en çok da bu faktöre göre şekillenmektedir. Yukarıdaki faktörleri de göz önünde bulundurarak farklı hizmet sağlayıcılarını kıyaslayarak seçim yapmak mümkündür. Bu süreçte, fiyat politikaları ve hizmet kalitelerini iyi bir şekilde değerlendirmek gerekir. Böylece en uygun e-defter hizmet sağlayıcısını seçmek kolay olacaktır.

E-Defter Hizmetlerinin Tasarruf Sağladığı Alanlar Nelerdir?

E-Defter hizmetleri, geleneksel kağıt defter tutma yöntemlerine göre daha fazla tasarruf sağladığı için avantajlı olarak görülmektedir. Birçok avantaj sunan bu yöntem, işletmelerin birçok alanda tasarruf sağlamasına yardımcı olmaktadır. Sürdürülebilir yaklaşımı benimseyen E-Defter hizmetlerinin hangi alanlarda tasarruf sağladığı merak edilmektedir. E-Defter hizmetlerinin tasarruf sağladığı alanlar  şu şekilde açıklamak mümkündür:

Kağıt kullanımını azaltır: E-Defter hizmetleri, elektronik ortamda işlemleri sakladığı ve yönettiği için kağıt, mürekkep ve toner gibi tüketimlerin önüne geçer. Bu alandaki ihtiyaçları azaltır ve kağıt tabanlı malzemelerin kullanımına gerek kalmaz. Bu sayede sürdürülebilir yaklaşım desteklenirken ofis malzeme maliyetleri de azalmış olur.

Arşivleme maliyetlerini azaltır: Geleneksel defter tutma yöntemlerinde arşivleme ve depolama yapılarak pek çok kağıt, gerekli ya da gereksiz şekilde birikir. Bu, ortamdaki karmaşıklığa neden olurken binlerce kağıdın gereksiz şekilde harcanmasına da neden olmaktadır. Ancak E-Defter sistemi, dijital bir formatta olduğundan fiziksel depolama sorunu ortadan kaldırılır.

Veri girişi ve işlem süreçlerini azaltır: Geleneksel, defter yöntem tutma yöntemlerinde işlem yapmak biraz zaman alıcıdır. Ancak elektronik defter tutma, manuel veri girişi ve diğer işlem süreçlerini azaltarak zamandan kazandırır. Zira, otomatik veri aktarımı ve entegrasyon gibi işlevsel özellikleri sayesinde işlemler hızlı şekilde yapılır. Ayrıca bu özellikleri sayesinde, veri girişlerinin hataları oldukça azalır.

Taşıma gereksinimlerini ortadan kaldırır: Kağıt tabanlı defterlerin taşınma gerekliliği söz konusudur. Ayrıca taşınma süreçlerinde güvenli şekilde taşınması gerekir. Bu da ekstra maliyetlerin ortaya çıkmasına sebebiyet verir. Ancak E-Defterlerde, veriler şifreleme ve dijital güvenlik önlemleri söz konusu olduğu için taşınma gerekliliği ortadan kalkarak gereksiz maliyetler ortadan kaldırılır.

Yedekleme ve kurtarma kolaylığı: Dijital formata sahip olan E-Defter sistemi, düzenli olarak yedekleme yapar. Bu sayede veri kaybı gibi durumlarda kolay kurtarma sağlar. İşletmelerin, önemli verilerinin korunmasında diğer defter tutma yöntemine göre daha güvenli bir çözüm sunar.

Zamandan tasarruf sağlar: E-Defter hizmetlerinin tasarruf sağladığı alanlar arasında en önemlisi de zamandır. İş akışını hızlandıran ve verimli bir süreç sunan bu sistem, zaman kaybının önüne geçer. Böylece, ekibin zaman kaybetmeden etkili bir şekilde çalışmasına olanak tanır. Sistemin bu özelliği, işletmeler için büyük bir avantaj sağlar.

İş gücü tasarrufu sağlar: Geleneksel defter tutma yöntemleri, yazma ve damgalama gibi işlemleri gerektirir. Bu yöntem, özellikle de yoğun işlemlerde büyük vakit kaybettirir ve çalışan kişilerin yorulmasına neden olur. Ancak E-Defter hizmetleri, verilerin otomatik olarak sisteme işlenmesini sağlar. Böylelikle işletmeler iş gücünden tasarruf etmiş olur.

E-Defter Hizmetlerinin Avantajları Nelerdir?

E-Defter hizmetlerinin avantajları söz konusu olduğunda birçok unsurdan bahsedilebilir. Genel olarak bu elektronik hizmetlerin işletmelere sağladığı avantajlar şunlardır:

• Hata oluşumunu önleyen sistem, veri doğruluğunu artırır. Bu da işletmedeki hatalı beyanların oluşumundan uzaklaştırır.
• Verilen kaybolma, çalınma ve beşeri faktörlerden dolayı zarar görme olasılığı oldukça azdır. Çünkü tüm veriler güvenli şekilde elektronik defter tarafından kayıt altına alınır.
• Kolay erişim ve paylaşım sağladığı için, istendiği zaman verilere erişmek mümkündür. Bu, geleneksel defter tutma yönteminde daha fazla zaman alınmasına neden olur.
• Çevresel açıdan da avantaj sağlayan  bu sistem, kağıt tüketimini en aza indirir. Bu sayede hem maliyet sağlar hem de çevreye karşı zararlı etkileri azaltır.
• E-Defter sistemleri, diğer muhasebe yazılımları ile entegre edilebildiği için kolay bir kullanım sunar.

Tüm bu avantajları sunan e-defter sistemleri birçok açıdan tasarruf sağladığı için az maliyet gerektirir. Bu nedenle dijitalleşen iş modelinde arklı sektörlerdeki işletmeler tarafından tercih edilir. Mali yönetimin söz konusu olduğu alanlarda E-Defter hizmetleri etkin bir şekilde kullanılır. Bu noktada E defter hizmetlerinin maliyeti oldukça düşük ve avantajlı çözümler sunar.

Ön Muhasebe Sisteminin İşletmelerde Yarattığı Avantajlar hakkında detaylı bilgi almak için tıklayın!

İşletmelerin mali işlemleri ve kayıtları, etkili bir yönetim için büyük bir öneme sahiptir. Bu bağlamda, ön muhasebe işletmelerin finansal süreçlerini düzenlemek ve yönlendirmek adına temel bir yapı taşı olarak öne çıkar. Bu yazıda, ön muhasebenin tanımı ve işletmeler için neden önemli bir rol oynadığı ayrıntılı bir şekilde ele alınacaktır. Ayrıca, ön muhasebenin işletmelere avantajları ve dijitalleşmenin bu süreçteki vazgeçilmez rolü de incelenecektir.

Ön Muhasebe ve Muhasebe Farkı Nedir?

Ön muhasebe ve genel muhasebe arasında bazı farklar vardır. Bu farkları öğrenmek için ön muhasebe ve genel muhasebenin ne olduğunu ele almak gerekir. Muhasebenin temel aşamalarından biri, bir şirketin başlangıç evraklarının kaydedildiği aşamadır. Bu aşama, cari hesapların izlenmesi, fatura düzenlemeleri, stok takibi, nakit akışı yönetimi ve banka hesaplarının kontrolü gibi çeşitli işlemler yer alır.

Ön muhasebe ise yazılım araçları ile desteklenen bir sistemdir. Bu sistem otomatik olarak işlediği için herhangi bir insan müdahalesine gerek yoktur. Genel muhasebede hesaplamalar ve veriler insan tarafından deftere veya bilgisayara işlenirken ön muhasebe, otomatik olarak hesapları günceller. Ön muhasebe ve muhasebe arasındaki farklar genel olarak şunlardır:

• Genel muhasebe işletmenin genel finans durumunu takip ederken ön muhasebe, fatura, stok, nakit akışını takip eder.
• Genel muhasebede kamu kurumlarını ilgilendiren beyanları inceler. Ön muhasebede ise genel muhasebe için hazırlanacak olan ilk evraklarla ilgilenme durumu söz konusudur.
• Genel muhasebe finansal tablolarla ilgilenirken, ön muhasebe işletmenin ödeme, tahsilat ve gelir gider takibi ile ilgilenir.
• Genel muhasebe vergi takibi ve ödeme işlemlerini takip eder. Ön muhasebe ise fatura kesimi ve sınıflandırılması ile ilgilenir.

Her iki muhasebe türü de günümüzde kullanılmaktadır. Ancak ön muhasebe sistemi, iş yükünü daha fazla hafiflettiği ve kolaylaştırdığı için pek çok işletme tarafından tercih ediliyor. Genel muhasebe, geleneksel yöntemleri içerirken, ön muhasebe teknolojik yöntemleri içermektedir. Bu nedenle her ikisinin işleyiş bakımından farklı olduğunu söylemek mümkündür.

Ön Muhasebe Sisteminin İşletmelere Avantajları

Ön muhasabenin işletmeler için birçok avantajından bahsetmek mümkündür. Öncelikle finansal durumu ve faaliyetleri etkileyen bu sistem, muhasebe yetkilileri ve işletme sahibinin yönetmesini kolaylaştırır. Ön muhasebenin işletmelere avantajları şu şekilde açıklanabilir:

Finansal kontrol sağlar: İşletmelerin finansal işlemlerini düzenli olarak kaydeden ön muhasebe, mali kontrolü sağlar. Bu sistemde gelir ve giderlerin takibi yapılır. Böylece işletmenin bütçesi ve nakit akışı daha rahat şekilde yönetilebilir. İşletme sahipleri, maliyetleri kontrol altında tutarak gereksiz harcamalardan olabildiğince kaçınmış olur.

Vergi uyumluluğu ve yasal yükümlülükler: İşletmelerin vergi uyumluluğun sağlanması ve yükümlülüklerin yerine getirilmesinde bu sistemin önemli bir rolü vardır. Vergi beyannameleri ve diğer yasal raporlamalar ön muhasebe kayıtlarıyla hazırlanır. Bu kayıtlar doğru ve güvenilir bilgileri içerdiği için finansal yönetimin hatasız şekilde işlemesine yardımcı olur. Böylece işletmeler, vergi dönemlerini sorunsuz şekilde yasal gerekliliklerini yerine getirir.

Karar verme süreçlerini doğru şekilde yönetir: İşletmeler, büyüme sürecinde etkili karar ve stratejileri almalıdır. Bu süreçte ön muhasebe verileri önemli ölçüde işe yarar. Zira, bu muhasebe sisteminde maliyet analizler, işletmelerin güçlü ve zayıf yanları ve gelir ve gider raporları gibi önemli verileri gösterir. Dolayısıyla bu verilerin ışığında işletmelerin doğru karar alması mümkün olur.

Maliyet analizleri ve bütçe oluşturma: İşletmeler, muhasebe yönetimlerinde etkili maliyet analizlerine ve bütçe oluşturmaya ihtiyaç duyarlar. Ön muhasebe sistemi, bu süreçte etkili maliyet analizleri ve bütçe oluşturmaya yardımcı araçları ile öne çıkar. Bu araç ve verilere dayanarak işletme sahipleri, gelecekteki gelir ve giderleri daha iyi planlayabilir.

Ön Muhasebenin İşletmenin Büyümesindeki Rolü

Ön muhasebenin işletmenin büyümesindeki rolü oldukça önemlidir. Dijital muhasebe uygulamaları, işletmenin büyümesinde işleri kolaylaştırır ve doğru şekilde yönetir. Veri analiği, işletmelerin büyük veri kümelerini incelemesini sağlar. Bu inceleme sonucunda mali alanda önemli bilgilere ulaşılabilir. Böylece gelecekteki eğilimleri tahmin etmek mümkündür.

Finansal raporların düzenli şekilde oluşturulmasına yardımcı olan ön muhasebe sistemi, bu raporları paydaşlara iletir. Bu da işletmelerin şeffaf yönetim anlayışını benimsemelerini sağlar. Diğer yandan ön muhasebenin işletmelere avantajları arasında iş zekası yer alır. İş zekası sayesinde işletmeler finansal verilerini daha iyi anlayabilir. Zira, veriler grafiklerle görsel olarak sunulur. Bu sayede, istatik inceleme konusunda bilgi sahibi olmayanlar bile anlayabilir. İşletme sahiplerinin, finansal performanslarını kolayca takip etmesine yardımcı olan bu sistem, sahip ve yöneticilerin etkili karar almasını sağlar. Dolayısıyla iş zekası, işletmenin büyümesine yönelik alınan kararlarda önemli bir rol oynamaktadır.

Ön Muhasebe Programı Kullanmanın Avantajları Nedir?

Ön muhasebe sisteminin işletmelere avantajları kaçınılmazdır. Bu avantajları yakalayabilmek için ön muhasebe programları kullanılır. Özel yazılım sistemiyle tasarlanan bu programlar, işletmelerin gereksinimlerine göre sunulur.

Ön muhasebe yazılımları, işletme hesaplarını düzenlemenin yanı sıra işletmelerin hızlı büyümesine de önemli katkı sağlar. Bu yazılımlar sayesinde finansal işlemlerinizde meydana gelen zaman kaybı en aza indirilir. Böylece şirketinizin diğer faaliyetlerine daha fazla odaklanabilirsiniz. Bu pratik çözüm, işletmenizin verimliliğini artırırken aynı zamanda iş süreçlerinizi de daha düzenli ve etkili hale getirir.   Ön muhasebe programı kullanmanın avantajları genelde şunlardır:

• Özelleştirilmiş bir ön muhasebe programı, basit ve anlaşılır tasarımı sayesinde hızlı bir şekilde öğrenmeye uygun bir çözüm sunar.
• Ara yüzü ve panel tasarımı anlaşılır olan programlar, finansal rapor ya da değerlendirmelerin kolay bir şekilde gerçekleştirilmesine yardımcı olur.
• İşletmenin sahip olduğu tüm verilere, mobil cihazlar veya diğer ağ bağlantıları aracılığıyla tek bir tıklama ile her zaman erişmek mümkündür.
• Farklı renk ve yazı tipi seçeneklerine sahip olan programlar sayesinde kayıt işlemlerinde hata payı en aza düşer.
• Fatura kesme işlemleri ve bu kesilen faturaların sınıflandırılması artık ön muhasebe yazılımlarıyla hızlıca gerçekleştirilebilmektedir.
• Müşteri mali kayıtları, dijital platformlar aracılığıyla çeşitli güvenlik önlemleriyle korunarak saklanabilir.
• Çek ve senet işlemlerinde ödeme alma ve verme işlemlerini titizlikle takip etmek mümkündür.
• Toplam cari hesap ve net kar marjı hakkında kısa sürede işlem yapmaya yardımcı olur.
• Bu program, finansal rapor ve borçlar hakkındaki tabloları Excel formatında indirir. Böylece şirket toplantılarında ve işletme faaliyetlerinde büyük kolaylık sağlanmış olur.

Ön Muhasebe Sistemi İşletmeler İçin Neden Önemlidir?

Ön muhasebe sisteminin işletmeler için önemi büyüktür. Bu muhasebe türü, hataları büyük ölçüde önlediği için oluşabilecek sorun ve karmaşıklıkların önüne geçer. Genel muhasebede hata oranı yüksek olduğu için bu, ciddi sorunlara sebebiyet verir. Ancak ön muhasebe sistemleri bu hatalara neredeyse hiç yer vermez ve sistematik bir işleyiş sunar.

Ön muhasebe sisteminin avantajları bu noktada bir kez daha önemini vurguluyor. Güvenilir muhasebe yazılımlarının kullanımını destekleyen ve finansal işlemleri sürekli gözden geçiren ön muhasebe sistemi, işletmelere büyük fayda sağlıyor. Bu sistem sayesinde iç ve dış denetimler de düzenli olarak sağlanmaktadır. Bunun da işletmelerin finansal süreçlerini sağlamlaştıran önemli adımlar olduğunu söylemek mümkündür. Sonuç olarak, ön muhasebe günümüzde işletmeler için oldukça önemli yardımcı işleyiş unsurlarından biridir.

E fatura ile kağıt faturalar arasındaki farklar nelerdir hakkında bilgi almak için tıklayın.

E fatura ile kağıt faturalar arasındaki farklar, birçok yönüyle ayırt edicidir. Elektronik fatura, dijital ortamda düzenlenirken kağıt faturalar gerçek ortamda düzenlenmektedir. Günümüzde dijitalleşen alışveriş devrinde elektronik faturalar yaygın olarak kullanılıyor. Bu tercihin birçok sebebinin olduğunu söylemek mümkün. Kağıt faturalarda kağıt, dosya, klasör ve arşivleme gibi maliyetler daha fazla masraf çıkarır. E-fatura sisteminde kağıt kullanılmadan, fatura bilgisi doğrudan kişinin dijital hesabına aktarılır. Dolayısıyla normal faturalardan daha masrafsız bir kullanım sunar.

E-Fatura Nedir?

Dijitalleşen alışveriş deneyimi, şirketlerin e-fatura kullanmasını teşvik ediyor. Bu noktada e-faturanın tam olarak ne olduğu ve ne işe yaradığı merak ediliyor. Tüm kullanıcılara kolaylık sağlayan e-fatura aynı zamanda masrafsız kullanımı ile birçok avantaj sunuyor. İşletmeler, fatura kesme işlemlerinde kağıt kullanmak yerine sadece dijital ortamda fatura bilgisini düzenleyerek kişilerin hesaplarına yazılı olarak iletiyorlar.

Önceki sistemde fatura kesme, gönderme ve arşivleme gibi işlemler düzenleme gerektirirken e-fatura, online ortamda düzenlenir. Ayrıca eski faturalama sistemlerinde faturaya ulaşmak daha zorludur. Zira, kağıt faturayı kaybetmek ve sonradan bulmak her zaman kolay olmayabilir. E-fatura, mesaj yoluyla geldiği için internet üzerinden kısa bir arama ile hemen ulaşılabilir. Dolayısıyla bu fatura sisteminin sağladığı kolaylıklardan biri de budur. E-fatura ve kağıt fatura hukuki olarak aynı denkliğe sahip olduğu için herhangi bir problem çıkarmaz.  Hem ekonomik, hem güvenilir hem de çevre dostu bir kullanım sunan e-fatura bu yönleriyle yaygın olarak kullanılmaktadır.

Kağıt Fatura Nedir?

Kağıt fatura, alışverişlerde geleneksel olarak kullanılan bir fatura yöntemidir. Bu sistem aynı zamanda matbuu fatura olarak da adlandırılır. Pek çok yerde kullanılan bu fatura sisteminde düzenleme yapılırken kağıt, toner ve mürekkep kullanılır. Dolayısıyla bu matbaa maliyetleri söz konusudur. Kağıt fatura yaşatmış olduğu zaman kaybı ve maliyetlerden dolayı tercihler e-faturaya doğru olmaktadır. Ayrıca kağıt fatura esnek bir kullanım sağlamaz. Çünkü tek bir kesim gerektirir ve geçmişte kaybolan fatura alışveriş işlemlerinde problem yaratır. E-fatura ise hem alternatif olarak kesilir hem de 7 gün öncesinden kesim yapılması mümkündür. Bu esneklik ile öne çıkan e-fatura işletme ve müşteriler arasındaki bağı daha da güçlendirir.

E-Fatura ve Kağıt Faturalar Arasındaki Farklar

E-fatura ve kağıt faturalar arasındaki farklar, günümüzde e-faturanın kullanımı daha fazla öne çıkarmaktadır. E-fatura sistemi, tüketicinin alışveriş bilgilerini online ortamda düzenleyip gerekli bilgileri fatura haline getirerek kullanıcıların ilgili hesaplarına iletilmesini sağlar. Kağıt fatura ise geleneksel fatura sistemidir ve her alışverişten sonra alışverişe dair ödeme ve ürün bilgilerini içerir. Bu iki fatura sisteminin temel farkı, birinin teknolojik diğerinin ise daha geleneksel yöntemle hazırlanıyor olmasıdır. E-fatura ve kağıt faturalar arasındaki farklar sadece bunlarla da sınırlı değildir. Bu iki fatura sisteminin farklarını şu şekilde kapsamlı olarak ele alabiliriz:

• E-fatura, e-fatura kullanıcılarına özel kesilirken, kağıt fatura e-fatura kullanıcısı olmayan kişiler için kesilir.
• Kağıt fatura, müşteriye somut bir fatura olarak sunulurken, e fatura dijital olarak gelen mesajla sunulur.
• Kağıt faturalarda birçok malzeme kullanıldığı için daha masraflıdır. Ancak e-fatura sadece internet üzerinden düzenlendiği için daha az maliyet gerektirir.
• E-fatura Entegrasyon, Özel Entegratör ve GIB Portal sistemleri üzerinden düzenlenir. Diğer faturaya ise Özel Entegratör veya kendilerine  ait olan bilgi sistemleri üzerinden geçiş yapılabilir.
• Kağıt faturalar, adından da anlaşılacağı üzere kağıt malzemesinden imal edilir. Ancak e-faturalar kağıt, koli, mürekkep ve benzeri malzemelere gerek yoktur. Bu nedenle e-faturaların diğer geleneksel faturalara göre daha az maliyetli olduğu açıkça söylenir.
• Geleneksel fatura, gerekli olduğu zamanlarda hemen bulunmayabilir. Eğer kaybolursa önemli bir işlemin yapılmasına bile engel olabilir. Ancak e-fatura kullanıcısı, ilgili faturaya sorgulama yaparak hemen ulaşabilir. Böylece hem zamandan kazanmak hem de işlemlerin sorunsuz şekilde gerçekleşmesi büyük bir avantaj sağlar.
• E-fatura ve kağıt faturaların arasındaki farklardan biri de e-faturanın alternatif olarak iki faturayı kesme özelliğidir. Diğer taraftan bakıldığında kağıt faturalarda sadece tek kesim seçeneği bulunmaktadır.

E-Fatura Hangi Avantajları Sunar?

E-fatura ve kağıt faturalar arasındaki farklar, bazı avantajları da ortaya koymaktadır. Bu iki faturanın arasındaki farklar incelendiğinde e-faturanın daha avantajlı olduğunu söylemek mümkündür. Peki e-fatura hangi avantajları sunar? E-faturanın sağladığı avantajları şu şekilde açıklamak mümkündür:

İşletmelere kolaylık sağlar: E-fatura sistemi, işletmeler için daha kolay bir yöntemdir. Zira, geleneksel faturalama yöntemi, ticarette işletmeler arasında bazı anlaşmazlıkları beraberinde getirmektedir. Ancak e-fatura sistemi, gerek kolaylık sağlaması  gerek de alternatif seçimler sunması sebebiyle anlaşmazlıkları gidermektedir.

Ekstra iş yükünü azaltır: Geleneksel faturalama yönteminde fatura hazırlanırken arşivleme yapılır. Ancak e-fatura sisteminde arşivleme veya klasörleme gibi ekstra yöntemler gerekli değildir.

Çevre dostudur: E-fatura sisteminde kağıt kullanılmaması işletmeler ve kullanıcılar için büyük avantaj sunar. Zira bu yönüyle çevre dostu bir kullanımının olduğunu ortaya koyar. Ayrıca daha fazla tasarruf sağladığı için işletmelerin giderlerini önemli ölçüde azaltır.

Zaman kazandırır: İşletme ve alışveriş yapan kişiler için zaman oldukça önemlidir. Kağıt fatura kesmek dakikaları alırken e-fatura sadece saniyeleri alır. Ayrıca, müşterinin fatura bulup işletmeye götürmesi gerektiğinde sadece ilgili yere bakması yeterli olacaktır. Bu nedenle kağıt faturayı yanında getirme zorunluluğu yoktur. Böylece, e-fatura bilgileriyle kısa sürede alışveriş işlemlerini yapar.

Daha düzenli bir ortam sunar: Kağıt faturalar, kesildikten sonra saklanır ve özellikle de büyük şirketlerde bu, düzensiz bir ortama neden olur. Ancak e-faturada böyle bir karmaşa söz konusu değildir. Bilgiler, sadece dijital ortamda saklanır. Ayrıca hem işletme hem de kullanıcılar için fatura kaybı riski ortadan kalkmış olur.

E-Faturaya Başvuru Nasıl Yapılır?

E-faturaya başvuru yapmak, bu fatura sistemine geçiş yapmak isteyen işletmeler tarafından merak edilen bir konudur. Bu süreçte tüzel mükellefler mali mühür, gerçek kişi mükellefleri de e-imza edinmelidir. Mali mühür ve e-İmza başvurusu Kamu Sertifikasyon Merkezi üzerinden yapılabilir. Bu merkez, online olarak bulunduğu için işletmelerin kısa sürede e-fatura başvurusu yapması mümkündür. Başvuru ve ödeme işlemleri tamamlandıktan sonra sertifika, alıcıyla ulaştırılır.

Mali mühür veya e-İmza ulaştıktan sonra işletmenin GİB başvurusunu doldurarak hemen e-faturaya geçmesi kolaydır. Bu süreç 3 farklı yöntemle gerçekleşmektedir. Söz konusu olan yöntemler şunlardır:

GİB Portal: GİB Portal, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından sunulan online başvuru merkezidir. Yararlanma Yöntemi seçeneği portal olarak seçildikten sonra sonra eFatura başvurusu yapılabilir.

Doğrudan Entegrasyon: E-faturaya geçiş yaparken işletmeler kendi bilgi işlem uygulamaları ve altyapılarını tercih edebilir. Bunun için Doğrudan Entegrasyon yöntemi kullanılmalıdır. Bu yöntem sayesinde e-Fatura uygulaması, işletmelerin kendi sistemleri üzerinden GİB sistemine doğrudan entegre edilebilir. Ancak Doğrudan Entegrasyon yönteminin daha yüksek maliyet, iş yükü ve teknik bilgi gerektirdiğini belirtmek gerekir.

Özel Entegratör: İşletmeler, e-faturaya geçmek istediğinde en fazla bu yöntemi tercih etmektedir. GİB’den lisans alınan özel entegratörlerden biri seçilerek özel altyapılar aracılığıyla e-fatura uygulamalarına geçiş yapılır. Böylece, kağıt fatura yerine e-fatura sistemi kullanılmaya başlanabilir.

Ön muhasebe sistemi ile gelir ve gider kontrolü hakkında detaylı bilgi almak için tıklayın.